Betriebskostenabrechnung – Zankapfel zwischen Vermieter und Mieter

von Rechtsanwalt Marco Vogt, Rinteln

Alljährlich entstehen zahlreiche Streitpunkte zwischen Vermieterseite und Mieterseite bzgl. der Abrechnung von Betriebskosten im Mietverhältnis. Hierbei müssen Betriebskostenvorauszahlungen im Mietvertrag vereinbart werden, damit überhaupt Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden können. Aus dem Mietvertrag ergibt sich dann auch, ob ggf. eine Pauschale vereinbart ist oder tatsächlich Vorauszahlungen geleistet werden. Aus dem Mietvertrag ergeben sich dann auch die umlagefähigen Betriebskosten und ggf. auch der vereinbarte Verteilungsschlüssel.

Sofern eine Betriebskostenvorauszahlung vereinbart ist, ist über diese jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Der Abrechnungszeitraum darf 12 Monate nicht überschreiten und ist nicht notwendiger Weise mit dem 01.01. bis zum 31.12. des Jahres bestimmt, sondern es ist z. B. auch eine Abrechnung vom 01.10. eines Jahres bis zum 30.09. des Folgejahres zulässig. Auch der Mietvertragsbeginn oder -ende müssen nicht der Abrechnungsperiode entsprechen. Eine formell ordnungsgemäße Abrechnung muss dem Mieter in schriftlicher Form zugestellt werden und muss den Abrechnungszeitraum, Zeitpunkt der Erstellung, Bezeichnung des Mietobjektes und die Bezeichnung der Mieter enthalten. Unverzichtbar ist eine geordnete Zusammenstellung der gesamten Ausgaben und Einnahmen, die Angabe des Umlageschlüssels, die Berechnung des auf die Wohnung des Mieters entfallenen Anteils der Kosten und die Vorauszahlungen des Mieters.

Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens mit Ablauf von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraumes schriftlich zuzustellen. Für den rechtzeitigen Zugang ist der Vermieter beweispflichtig. Rechnet der Vermieter nicht innerhalb der 12 monatigen Abrechnungsfrist ab, ist er nach Ablauf der Frist mit einer Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Daran stellt die Rechtsprechung hohe Anforderungen. Ein eventuelles Guthaben steht dem Mieter auch noch zu, wenn die Nebenkostenabrechnung dem Mieter verspätet zugestellt wurde.

Auch steht dem Mieter bei nicht fristgemäßer Abrechnung weiterhin das Recht zu, eine Abrechnung zu verlangen. Sollte in angemessener Frist diese Abrechnung dann nicht vorgelegt werden, kann der Mieter ggf. sämtliche Vorauszahlungen, die er in dem streitigen Zeitraum an den Vermieter geleistet hat, zurückverlangen. Es bleibt dem Vermieter jedoch unbenommen auch nachträglich noch verspätet eine Abrechnung zu erstellen. Eine Nachzahlung würde er nicht erhalten und ein Guthaben wäre auszuzahlen.

Die Ansprüche des Mieters auf Erteilung der Abrechnung verjähren nach 3 Jahren nach Fälligkeit der jeweiligen Abrechnung. Sollte es z. B. um eine Abrechnung für das Jahr 2014 für den Zeitraum 01.01.2014 bis zum 31.12.2014 gehen, so müsste der Vermieter abrechnen bis spätestens zum 31.12.2015, so dass die Ansprüche des Mieters auf Erteilung der Abrechnung dann zum 31.12.2018 verjähren würden.

Nach einem Urteil des BGH vom 26.09.2012 ist jedoch bei laufenden Mietverhältnissen Vorsicht geboten, da der Mieter ggf. in einem laufenden Mietverhältnis bzgl. der Vorauszahlungen der Nebenkosten von seinem Zurückbehaltungsrecht Gebrauch machen muss, für den Fall, dass der Vermieter über die Abrechnung nicht fristgerecht abgerechnet hat. Hatte der Mieter von seinem Zurückbehaltungsrecht keinen Gebrauch gemacht, hat er ggf. für diese Zeiträume einen Rückzahlungsanspruch verloren.

Liegt jedoch eine ordentliche Abrechnung dem Mieter vor, so gilt sowohl für den Mieter als auch den Vermieter, dass die Zahlung einer Nachforderung oder auch eines Guthabens aus der Abrechnung spätestens 30 Tage nach Zugang der Abrechnung zu erfolgen hat (§ 286 Abs. 3 BGB). Diese Zahlungsfrist ist nicht zu verwechseln mit der für den Mieter geltenden Widerspruchsfrist, die sich aus § 556 Abs. 3 BGB ergibt. Danach hat der Mieter die Möglichkeit innerhalb von 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung diese auf ihre Richtigkeit hin zu kontrollieren und Einwände gegenüber dem Vermieter spätestens mit Ablauf des 12. Monats nach Erhalt der Abrechnung schriftlich mitzuteilen. Überschreitet der Mieter diese 12-Monatsfrist, hat dies in der Regel zur Folge das Einwände des Mieters gegen die Abrechnung nicht mehr geltend gemacht werden können. Auf Grund der komplexen Materie der Abrechnungen sollte in jedem Falle sachkundige Beratung eingeholt werden.